醫療行業單位在醫療垃圾運出之前，先上網申報，并將申報數據等相關信息寫入標簽，粘貼在醫療垃圾包裝上；其次在廢棄物到達集中處理場后，用PDA手持終端讀取垃圾包裝帖附的標簽數據信息，并將醫療垃圾的信息資料傳送給相關監管部門。
PDA醫療廢棄物具體追溯流程如下：
1、搜集端
各科室將醫廢垃圾打包、密封、稱重、PDA 掃碼、錄入重量、上傳，將每袋垃圾及詳細信息（醫院、科室、種類、重量）與僅有的二維碼綁定，并上傳到云端，進入管理平臺，留下原始信息。
2、轉運端
將要轉運的醫廢垃圾 PDA 掃碼上傳，之后裝入轉運車。
3、入庫
將要轉運的醫廢垃圾 PDA 掃碼上傳，之后放入暫存點。
4、出庫
將要轉運的醫廢垃圾 PDA 掃碼上傳，從暫存點交予第三方處理公司。在管理平臺打印出庫單，一式三份，雙方簽字確認。
5、院外清運
院外清運公司人員接收醫療廢物的時候掃描二維碼上傳裝車，運輸到集中處置地點卸車的時候再次掃碼，管理端可查看車輛運行軌跡。
6、集中處置
到集中處置地點后銷毀之前還要有個掃碼上傳，并且要上傳照片，有條件的情況可以安裝攝像頭。醫療廢物袋到這一步狀態變更為銷毀，結束了它的生命周期，醫廢追溯系統完成了全程跟蹤醫廢袋的信息。
7、異常報警
報警情況包括：超時、遺失、漏掃等，在 PDA 和管理端可以處理。
8、管理端 PDA 查看
管理后臺主要包括組織結構管理、用戶管理、二維碼打印、設置報警時間、報警信息查詢、出庫單打印、統計分析報表、統計圖表、視頻監控等功能。
采用了手持終端機的優勢：
系統全電子化的數據集中管理，使得大量的數據的查找工作由服務器來完成，節省了大量的人力，提高了效率。規范醫療垃圾收運環節的監督管理，監督各個必要的環節，使得突發事件第一時間可以到達管理高層，讓事件得到及時的處理。
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